Jakie są skutki cyfryzacji administracji publicznej w Polsce? Zyskaj wiedzę o szansach i wyzwaniach

Czy wiesz, jak cyfryzacja zmienia polską administrację publiczną? Od usprawnienia dostępu do usług, po zwiększenie transparentności – zobaczmy, jakie korzyści i wyzwania stoją przed nami w erze cyfrowej transformacji. Przyjrzymy się, jak fundusze unijne, elektroniczne skrzynki podawcze i strategie cyfryzacji wpływają na naszą codzienność i przyszłość urzędów w Polsce.

Pozytywne zmiany wynikające z cyfryzacji administracji publicznej

Cyfryzacja administracji publicznej w Polsce generuje szereg konkretnych korzyści. Z badania przeprowadzonego w listopadzie 2014 roku wynika, że 76% urzędów skorzystało z funduszy unijnych na rozwój, a aż 96% dysponowało elektroniczną skrzynką podawczą (ESP), co znacząco usprawnia komunikację z obywatelami.

Niestety, jedynie co jedenasty urząd opracowywał własny dokument strategiczny rozwoju teleinformatycznego.

W aspekcie bezpieczeństwa cybernetycznego, w powiecie jarosławskim istotną rolę pełnią m.in. Komenda Powiatowa Policji, Państwowa Straż Pożarna oraz Inspektoraty Weterynarii i Nadzoru Budowlanego. W latach 2018-2021 najczęstszym przestępstwem w sieci było wyłudzanie danych, penalizowane na mocy art. 287 Kodeksu Karnego.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), współpracując między innymi z Bankiem Światowym, sprawuje nadzór nad programami dotującymi cyfryzację. ZUS integruje dane z systemami POLON i ELA, a propozycja Strategii Cyfryzacji, opracowana przez Krzysztofa Gawkowskiego, została skierowana do konsultacji w grudniu 2024 roku.

Podnoszenie efektywności i oszczędność zasobów

Cyfryzacja administracji publicznej ma fundamentalny wpływ na optymalizację procesów.

Automatyzacja, wspierana przez programy dotowane przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) we współpracy np. z Bankiem Światowym, przyczynia się do redukcji kosztów administracyjnych.

Wykorzystanie elektronicznej skrzynki podawczej (ESP), którą w 2014 roku dysponowało 96% urzędów, usprawnia obieg dokumentów, ograniczając zużycie papieru oraz wydatki związane z tradycyjną archiwizacją.

Integracja systemów, tak jak ta wdrożona przez ZUS z systemami POLON i ELA, minimalizuje powielanie danych, podnosi efektywność pracy urzędników, a w konsekwencji prowadzi do oszczędności zasobów.

Ułatwienia w dostępie do usług publicznych

Cyfryzacja administracji publicznej znacząco podnosi dostępność usług dla obywateli. Platformy internetowe umożliwiają realizację spraw urzędowych bez konieczności osobistej wizyty, co jest szczególnie ważne dla osób z ograniczoną mobilnością lub tych, którzy zamieszkują w odległych rejonach.

W ten sposób cyfryzacja aktywnie przeciwdziała wykluczeniu cyfrowemu, chociaż – jak wskazują badania – deficyt kompetencji cyfrowych wciąż stanowi poważne utrudnienie.

Usługi, takie jak składanie wniosków, pozyskiwanie zaświadczeń czy dostęp do informacji publicznej, są dostępne online przez całą dobę, co znacząco zwiększa wygodę i efektywność interakcji z administracją.

Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP), dostępna w 2014 roku w 96% urzędów, jest przykładem narzędzia, które usprawnia komunikację obywateli z sektorem publicznym.

Większa przejrzystość funkcjonowania administracji

Cyfryzacja administracji publicznej w Polsce znacząco podnosi poziom transparentności jej funkcjonowania. Wprowadzenie internetowych systemów sprawozdawczych umożliwia obywatelom wgląd w kluczowe dane dotyczące budżetów, wydatków oraz prowadzonych przedsięwzięć. Taki dostęp do informacji umacnia zaufanie społeczne i pozwala na skuteczniejszą kontrolę nad poczynaniami władz.

Zarówno Ministerstwo Cyfryzacji, jak i inne instytucje administracji publicznej, regularnie publikują raporty ze swojej działalności. Nowoczesne narzędzia cyfrowe umożliwiają stałe monitorowanie postępów we wdrażaniu strategicznych dokumentów, takich jak Plan Zintegrowanej Informatyzacji Państwa (PZIP).

Przejrzystość to także szerszy dostęp do informacji publicznej – możliwość składania wniosków drogą elektroniczną oraz zdalny dostęp do różnorodnych rejestrów i baz danych, eliminujący potrzebę osobistych wizyt w urzędach. Te działania wpisują się w ideę budowy społeczeństwa informacyjnego i zacieśniania więzi między obywatelami a administracją.

Pomimo relatywnie odległej pozycji Polski w Unii Europejskiej pod względem zasobów ludzkich w obszarze społeczeństwa cyfrowego, administracja publiczna aktywnie dąży do zmiany tej sytuacji.

Wyzwania i negatywne skutki cyfryzacji administracji publicznej

Cyfryzacja administracji publicznej w Polsce, choć przynosi szereg korzyści, niesie ze sobą również istotne wyzwania. Jednym z kluczowych problemów jest wykluczenie cyfrowe, będące konsekwencją ograniczonego dostępu do sieci lub niewystarczających umiejętności cyfrowych wśród części obywateli.

Polska, plasując się na 24. pozycji w Unii Europejskiej pod względem kapitału ludzkiego w społeczeństwie cyfrowym, stoi przed koniecznością wzmożonych działań w celu poprawy tej sytuacji.

Poważne zagrożenie stanowią również cyberprzestępczość oraz kwestie związane z ochroną danych. W powiecie jarosławskim, gdzie nad bezpieczeństwem w sieci czuwają między innymi Komenda Powiatowa Policji, Państwowa Straż Pożarna oraz Inspektoraty Weterynarii i Nadzoru Budowlanego, w latach 2018-2021 najczęściej odnotowywano przestępstwa polegające na wyłudzaniu danych (art. 287 kk).

Transformacja cyfrowa rodzi również trudności techniczne, związane z migracją danych, łączeniem systemów i koniecznością zapewnienia ich wzajemnej kompatybilności. Ponadto, wprowadzanie innowacyjnych technologii wymaga znacznych inwestycji finansowych oraz odpowiedniego przeszkolenia kadr urzędniczych. To element szerszego procesu cyfryzacji.

Warto zauważyć, że zaledwie co dziesiąty urząd w Polsce dysponuje własnym dokumentem strategicznym dotyczącym rozwoju teleinformatycznego, co może stanowić przeszkodę w spójnym i efektywnym wdrażaniu cyfrowych rozwiązań.

Wykluczenie cyfrowe w społeczeństwie

Wykluczenie cyfrowe w Polsce stanowi istotny problem społeczny, który dotyka nie tylko osoby bez dostępu do sieci, lecz również te, które, choć podłączone do Internetu, nie dysponują wystarczającymi umiejętnościami cyfrowymi. Polska, plasując się na 24. pozycji w Unii Europejskiej pod względem kapitału ludzkiego w obszarze cyfrowym, stoi przed wyzwaniem podjęcia zdecydowanych kroków w celu zniwelowania tego zjawiska.

Ograniczenie wykluczenia cyfrowego wymaga strategii o szerokim zakresie. Ministerstwo Edukacji i Nauki (MEiN) pracuje nad programami mającymi na celu podniesienie kwalifikacji cyfrowych nauczycieli. Równocześnie, Komisja Europejska (KE) wyznacza cele dotyczące zwiększenia liczby obywateli posiadających fundamentalne kompetencje cyfrowe. Kluczowe znaczenie ma organizacja specjalistycznych szkoleń i warsztatów, skierowanych zwłaszcza do seniorów i mieszkańców terenów wiejskich. Niezbędne jest również zagwarantowanie dostępu do sprzętu i Internetu po konkurencyjnych cenach, wsparte finansowo na przykład ze środków Europejskiego Funduszu.

Konieczne jest, aby Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) aktywnie wspierała projekty ukierunkowane na rozwój kompetencji cyfrowych, a proces wdrażania e-usług w administracji publicznej uwzględniał potrzeby wszystkich grup społecznych, zapewniając powszechny dostęp i łatwość użytkowania.

Zagrożenia w obszarze ochrony danych osobowych

Cyfryzacja administracji publicznej, mimo niewątpliwych korzyści, niesie ze sobą realne zagrożenia dla bezpieczeństwa danych osobowych. Wraz z rosnącą ilością informacji przetwarzanych w formie elektronicznej, wzrasta ryzyko cyberataków i incydentów naruszenia prywatności. Dobrym przykładem jest powiat jarosławski, gdzie w latach 2018-2021 najczęstszym przestępstwem internetowym było wyłudzanie danych, ścigane na podstawie art. 287 Kodeksu Karnego.

Instytucje takie jak Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) pełnią zasadniczą funkcję w kontrolowaniu przestrzegania regulacji dotyczących ochrony danych, w tym unijnego rozporządzenia RODO.

Niezwykle istotne jest, aby administracja publiczna implementowała adekwatne zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, mające na celu prewencję incydentów związanych z naruszeniem danych. W przypadku ich wystąpienia, kluczowe jest sprawne reagowanie i minimalizowanie negatywnych konsekwencji.

Efektywna ochrona danych osobowych w erze cyfryzacji wymaga stałego monitorowania potencjalnych zagrożeń, regularnej aktualizacji systemów zabezpieczeń, jak również intensyfikacji szkoleń dla pracowników administracji w obszarze cyberbezpieczeństwa.

Współdziałanie z takimi podmiotami jak Komenda Powiatowa Policji, Państwowa Straż Pożarna czy Inspektoraty, ma olbrzymie znaczenie w kontekście wzmacniania ogólnego poziomu bezpieczeństwa.

Cyberataki oraz ich skutki dla administracji publicznej

Cyberataki stanowią poważne ryzyko dla stabilnego funkcjonowania administracji publicznej, mogąc prowadzić do paraliżu systemów informatycznych, wycieku wrażliwych danych, a nawet utraty zaufania społecznego. Ochrona przed tymi incydentami wymaga wszechstronnego podejścia, dostosowanego do specyfiki każdej instytucji.

W powiecie jarosławskim, gdzie za bezpieczeństwo odpowiadają m.in. Komenda Powiatowa Policji i Państwowa Straż Pożarna, w latach 2018-2021 najczęściej odnotowywano przestępstwa polegające na wyłudzaniu danych (art. 287 kk). Te przypadki uwypuklają konieczność stałego nadzoru i aktualizacji mechanizmów obronnych.

Efektywne rozwiązania techniczne obejmują implementację systemów IDS/IPS do identyfikacji i neutralizacji prób włamań, używanie złożonych haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego, regularne kontrole bezpieczeństwa oraz edukację pracowników w zakresie cyberhigieny. Kluczowe jest także przestrzeganie przepisów prawnych dotyczących ochrony danych, takich jak RODO, oraz krajowych regulacji w obszarze cyberbezpieczeństwa.

Współdziałanie z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) oraz korzystanie ze środków Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy mogą znacząco podnieść poziom cyberbezpieczeństwa w administracji publicznej i zredukować prawdopodobieństwo wystąpienia poważnych incydentów naruszających bezpieczeństwo informacji.

Problemy z implementacją systemów informatycznych

Implementacja systemów informatycznych w sektorze publicznym nie zawsze przebiega bezproblemowo.

Często występują wyzwania związane z integracją innowacyjnych rozwiązań z dotychczasową infrastrukturą, co może skutkować opóźnieniami i zwiększeniem wydatków.

Badanie z listopada 2014 roku ujawniło, że mimo iż 76% urzędów korzystało ze środków unijnych, jedynie co jedenasty urząd dysponował własnym strategicznym dokumentem rozwoju teleinformatycznego, co sygnalizuje potencjalne niedociągnięcia w planowaniu i kierowaniu projektami IT.

Proces wdrażania systemów informatycznych jest złożony i może generować znaczne koszty. Dofinansowanie z Funduszy Europejskich na Rozwój Cyfrowy stanowi istotne wsparcie, jednak sprawne zarządzanie budżetem oraz nadzór nad postępami są kluczowe.

Współpraca z PARP (Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości) oraz wykorzystanie specjalistycznej wiedzy i doświadczeń instytucji takich jak Bank Światowy mogą ułatwić optymalizację procesów wdrożeniowych.

Należy pamiętać, że o powodzeniu procesu cyfryzacji decyduje nie tylko dostęp do nowoczesnych technologii, ale przede wszystkim poziom kompetencji cyfrowych pracowników administracji, o których rozwój dba Ministerstwo Edukacji i Nauki (MEiN).

Perspektywy cyfryzacji administracji publicznej w Polsce

Przyszłość transformacji cyfrowej administracji publicznej w Polsce maluje się w jasnych barwach, choć wymaga przemyślanej strategii i adaptacji do błyskawicznie ewoluujących technologii. Plan Zintegrowanej Informatyzacji Państwa (PZIP), nadzorowany między innymi przez Ministerstwo Cyfryzacji (MC), determinuje wektory rozwoju, skupiając się na kreowaniu nowoczesnej i efektywnej e-administracji, zorientowanej na potrzeby obywateli.

Istotnym krokiem naprzód jest Strategia Cyfryzacji Polski do 2035 r. – “Symfonia”, w której powstanie kluczową rolę odegrał Krzysztof Gawkowski. Niezwykle istotny jest dalszy progres w zakresie kompetencji cyfrowych społeczeństwa, wspierany przez Ministerstwo Edukacji i Nauki (MEiN). Ten proces cyfryzacji jest niezbędny dla dalszego rozwoju kraju.

Komisja Europejska (KE) definiuje cele związane ze zwiększeniem udziału populacji posiadającej elementarne umiejętności cyfrowe. Polska, plasując się na 24. pozycji w UE pod względem kapitału ludzkiego w sferze cyfrowej, musi usilnie dążyć do wzmocnienia tej pozycji poprzez organizację szkoleń i zapewnienie powszechnego dostępu do technologii.

Specjaliści akcentują potrzebę stałego monitorowania zagrożeń w cyberprzestrzeni oraz implementacji adekwatnych mechanizmów obronnych. Kooperacja z Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) i przestrzeganie regulacji RODO mają zasadnicze znaczenie dla zagwarantowania bezpieczeństwa danych osobowych obywateli. Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy stanowią nieocenione wsparcie finansowe dla inicjatyw związanych z cyberbezpieczeństwem.

Przyszłe kierunki rozwoju e-administracji

Przyszły rozwój e-administracji w Polsce skoncentruje się na intensyfikacji cyfrowej dostępności, aby aktywnie przeciwdziałać zjawisku wykluczenia cyfrowego, które wciąż stanowi wyzwanie dla kraju. Polska zajmuje 24. miejsce w Unii Europejskiej pod względem kapitału ludzkiego w społeczeństwie cyfrowym.

Ministerstwo Edukacji i Nauki (MEiN) będzie kontynuować wysiłki w obszarze podnoszenia kompetencji cyfrowych, dążąc do realizacji celów wyznaczonych przez Komisję Europejską (KE), które dotyczą umiejętności cyfrowych obywateli.

Kluczowym krokiem będzie rozbudowa jednego, centralnego punktu dostępu do e-usług, który połączy funkcjonalności oferowane przez różnorodne instytucje. Przykładem mogą być działania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) integrującego dane z systemów POLON i ELA, jak również inicjatywy wspierane przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP).

Te przedsięwzięcia są zgodne z założeniami Planu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa (PZIP), nadzorowanego między innymi przez Ministerstwo Cyfryzacji (MC).

Kolejny etap ewolucji e-administracji musi obligatoryjnie uwzględniać aspekty związane z ochroną danych osobowych, zgodnie z rekomendacjami Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) oraz przepisami RODO. Równie istotne jest stałe monitorowanie zagrożeń w cyberprzestrzeni, podobnie jak ma to miejsce w powiecie jarosławskim, gdzie zasadniczą rolę odgrywają takie instytucje jak Komenda Powiatowa Policji oraz Państwowa Straż Pożarna.

Znaczenie zwiększenia kompetencji cyfrowych społeczeństwa

W procesie cyfryzacji administracji publicznej w Polsce, kluczowe staje się podnoszenie poziomu kompetencji cyfrowych wśród obywateli. Mimo, iż znaczna część urzędów dysponuje Elektronicznymi Skrzynkami Podawczymi (ESP), samo udostępnienie technologii nie jest wystarczające.

Konieczne jest aktywne propagowanie edukacji cyfrowej, tak aby obywatele mogli w pełni korzystać z oferowanych e-usług oraz poruszać się bezpiecznie w przestrzeni cyfrowej. Realizacja celów wyznaczonych przez Komisję Europejską (KE) w tej materii, wymaga zsynchronizowanych działań na poziomie centralnym i lokalnym. Ministerstwo Edukacji i Nauki (MEiN) odgrywa tu istotną rolę poprzez projektowanie i wdrażanie programów, mających na celu podnoszenie kompetencji cyfrowych, w tym wśród kadry pedagogicznej.

Tego typu inicjatywy są szczególnie ważne, zważywszy na fakt, że Polska plasuje się na 24 miejscu w Unii Europejskiej pod względem kapitału ludzkiego w społeczeństwie cyfrowym. Istotne jest, aby Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) wspierała tego typu przedsięwzięcia. Inwestycje w edukację cyfrową stanowią inwestycje w usprawnienie i podniesienie efektywności administracji, która będzie otwarta na potrzeby obywateli.

Artykuły powiązane: